Одна из самых востребованных компетенций топ-менеджера — «комплексное решение сложных проблем». Я дам алгоритм, который поможет вам найти оптимальный способ решения проблемы, не хватаясь за первый пришедший в голову.
Некоторые исследователи отделяют термин «комплексное решение проблем» (complex problem solving) от другого — «принятие решений» (decision making), подразумевая, что между ними есть некая смысловая разница. Безусловно, некоторые механизмы обеих компетенций отличаются, однако фундамент у них общий. Поэтому я умышленно отождествляю «решение проблем» и «принятие решений», пользуясь нехитрым принципом: «Правильные решения устраняют проблемы». Что же такое проблемы? И почему так важно правильно с ними работать?
Под проблемой я понимаю некую трудность, которая не дает получить желаемое. Это может быть отсутствие готового решения, неудовлетворительное состояние текущих дел, непонимание достижения своей цели. Проблемы — часть нашей повседневной жизни. Препятствия окружают нас повсюду. Но есть хорошая новость: безвыходных ситуаций не бывает. Всегда существует как минимум три стратегии:
- решить проблему;
- изменить свое отношение к проблеме;
- проигнорировать проблему.
Я очень люблю фразу: «Если не можешь изменить ситуацию, измени свое отношение к ней». Она идеально описывает, как надо поступить, если нам не под силу решить проблему. Некоторые проблемы и вовсе не имеют решения. Поэтому их мы просто игнорируем, ведь жизнь одна, а время ограничено. Но понятие problem solving все же подразумевает поиск наилучшего решения проблемы.
Предлагаю алгоритм решения проблем, состоящий из пяти логичных шагов.
Шаг No 1. Установление проблемы
Четко и грамотно сформулируйте проблему или задачу. Поставьте перед собой цель. Звучит банально, но в реальной жизни этот этап часто игнорируется. «Зачем тратить время на какую-то формулировку проблемы, когда эту проблему надо решать?» — рассуждают многие. И зря. Зачастую мы решаем непонятно что. Недаром говорят: «Четко сформулированная проблема уже наполовину решена».
Поэтому чем конкретнее вы сформулируете проблему, тем легче будет найти ее решение. Членораздельно ответьте себе на вопрос: «В чем состоит сама проблема?» Может быть, ее вовсе и нет. А может быть, все интерпретируют и трактуют ее по-разному. Невозможно решить все проблемы скопом и за один раз. Поэтому в теории решения проблем есть ключевое правило: «Решайте проблемы по мере их поступления». С другой стороны, помните, что нет изолированных или автономных проблем. Все они взаимосвязаны и зачастую имеют одни и те же причины.
Шаг 2 — Анализ ситуации
Соберите всю информацию о текущей ситуации. Проанализируйте свою проблему. Разложите ее на составные части.
- Что предшествовало возникшей проблеме?
- Из-за чего она произошла?
- Это повторяющаяся проблема?
- Кто за нее ответственен?
- Каковы причины сложившейся ситуации?
- Из-за чего она возникла?
- Как эту проблему решали раньше?
- Насколько она действительно приоритетна для вас?
- Требует ли мгновенного решения?
В большинстве случаев именно неизвестная информация является ключевой. И пока вы ее не выявите, нельзя переходить к поиску путей решения. Этот принцип можно сформулировать так: «Более важно не то, что мы знаем о проблеме, а то, чего мы о ней не знаем».
В бизнесе я часто вижу, как люди решают не те проблемы, которые стоило бы решать, упускают из вида горящие и принципиально важные проблемы, распыляя свое внимание на мелочи. Поэтому я рекомендую использовать классический прием, которые называется матрица Эйзенхауэра. Он очень популярен в тайм-менеджменте, но его легко можно использовать для приоритизации проблем, а не дел. Матрица представляет собой четыре квадранта, в основании которых лежат две оси:
- ось важности
- ось срочности
В каждом из квадрантов находятся проблемы:
- важные и срочные
- важные и не срочные
- не важные и срочные
- не важные и не срочные
Несложно догадаться, что первым делом нужно решать проблемы, попавшие в первый квадрант. Потом — во второй и, наконец, в третий. А вот от «неважных и несрочных» лучше вообще избавиться, ибо они не стоят времени и усилий.
Шаг 3 — Разработка вариантов действий
Если вы поняли, что проблема приоритетна и требует незамедлительного решения, переходите к разработке вариантов действий. Я недаром пишу «вариантов», а не «варианта». Даже если решение проблемы лежит на поверхности, необходимо продумать несколько возможных альтернатив. Нередко очевидные решения таят в себе опасность. А вдруг не самое простое решение может сэкономить время, ресурсы и нервы? Моя практика подсказывает, что стоит выбирать не самые простые, а самые рациональные и разумные решения. Запомните: «Срочных идеальных решений не существует!».
Сгенерируйте как можно больше вариантов. Ройте так глубоко, насколько это возможно. Посмотрите на проблему максимально широко и незашоренным взглядом: «Может быть, стоит взглянуть на ситуацию с другой точки зрения?». Решая многие проблемы «на автомате», мы становимся заложниками многочисленных когнитивных искажений и наступаем на одни и те же грабли.
Шаг 4 — Выбор варианта действий
Тщательно проанализируйте каждый из вариантов действий, выбрав наиболее безопасный, оптимальный и результативный. Для этого сравните все варианты. Задумайтесь, к каким последствиям эти действия могут привести? Какие риски и угрозы могут нести? Конечно, любой прогноз неточен. Однако в большинстве случаев он помогает избежать явных ошибок. Обращайтесь не только к своему опыту, но и к чужому. Я люблю повторять: «Дураки учатся на своих ошибках, а умные — на чужих».
Вам поможет классическая технология — SWOT-анализ. Метод простой и действенный. Анализируя каждый из вариантов решения проблемы, последовательно задавайте себе четыре вопроса:
- В чем сильные стороны этого варианта решения?
- В чем слабые стороны этого варианта решения?
- Какие есть возможности в реализации этого варианта решения?
- Какие есть угрозы и опасности в реализации этого варианта решения?
Оценив все идеи, выберите лучшую. Не всегда доверяйте интуиции. Часто нам нравится какой-то путь, но его выбор абсолютно ничем не обоснован. Не тыкайте пальцем в небо, надеясь на авось или удачу. Визуализируйте и систематизируйте все возможные варианты. Используйте таблицы для сравнения их эффективности. Любая визуализация (стикеры на стене, блок-схемы, древовидные системы, майнд-мепинг и пр.) раскладывает все по полочкам и помогает «увидеть» оптимальное решение.
Шаг 5 — Разработка плана действий
Когда вариант решения выбран, начинайте рационально и скурпулезно планировать. Составьте конкретную пошаговую инструкцию действия, оставив пространство для маневра. Есть еще и шестой, негласный, пункт этого алгоритма — сама по себе реализация плана. Здесь понадобятся терпение и дисциплина. В своей практике я видел много тактиков и стратегов, которые могли решать конкретные бизнес-задачи только в теории, создавая сложные прогнозы и системы оценок, апеллируя разными бенчмаркингами и статистиками. Человек, который действительно
решает проблемы — не теоретик. Он практик. Он берет и начинает делать. Ведь любая идея требует
конкретной реализации.
Немного философии на финал
Для большинства действительно крупных проблем нет окончательных решений. Человечество вечно будет бороться с голодом и болезнями, несправедливостью и злоупотреблением власти, природными катастрофами и военными конфликтами. Каждый раз ищите актуальное и наиболее оптимальное решение с учетом всех обстоятельств. Каждый раз, находя решение, не забывайте свой прошлый опыт. К сожалению, мы редко оглядываемся на свой и чужой опыт, и часто это является ключевой проблемой.
Предложенный мной алгоритм поначалу может показаться многим очевидным. Но давайте честно признаемся: когда мы сталкиваемся в реальной жизни со сложной проблемой, то чаще всего поддаемся панике вместо того, чтобы действовать системно и последовательно. Критически мыслящий человек не станет опираться на первое решение, которое пришло ему в голову, действовать по шаблону или спонтанно и иррационально. Он всегда будет мыслить гибко, пытаясь найти самые верные и оптимальные решения. Пусть и не самые очевидные. А в поиске этих самых нешаблонных и творческих решений поможет креативное мышление.